در این نشست که با حضور رؤسا، معاونان و مدیران ارشد دانشگاه های استان همراه بود، دکتر فرید نجفی(سرپرست دانشگاه گیلان و رئیس ستاد) خواستار نهایت همکاری دانشگاه های استان جهت برگزاری هر چه باشکوه تر این مراسم و افزایش تسهیلات لازم(به رغم افزایش قابل توجه هزینه های سفر) برای اعزام دانشجویان شد و تاکید نمود که دانشگاه گیلان با رایزنی های مختلف با ستاد عتبات و نهادهای مرتبط، نهایت تلاش را برای اعزام شایسته دانشجویان خود، به کار خواهد بست.
در ادامه آقای رمضانی(مسئول بسیج دانشجویی استان و دبیر اجرایی ستاد) و همکاران ایشان به تشریح جزئیات اعزام و مباحث فرهنگی و مالی مرتبط پرداختند و هر یک از حاضران ، سئوالات و دغدغه های خود را بیان نمودند.
در پایان مقرر شد از ابتدای ماه محرم (۸مردادماه) پیش ثبت نام انجام شده تا بر اساس میزان تقاضا و توان تسهیلاتی و حمایتی هر دانشگاه، سهمیه لازم مشخص گردد.