در این جلسه که با حضور معاون هماهنگ کننده سپاه قدس گیلان، رئیس سازمان بسیج دانشجویی استان، نماینده ستاد فرماندهی نیروی انتظامی و معاونین فرهنگی دانشگاه ها و مراکز آموزش عالی استان با دعوت معاونت فرهنگی و اجتماعی دانشگاه گیلان برگزار گردید؛ پیرامون  ساماندهی خدمات و تسهیل شرایط پیاده روی اربعین از جمله مراحل ثبت نام، اسکان در هتل، تغذیه، بیمه و همچنین لزوم برنامه ریزی جامع جهت مستند سازی و فعالیت هایی چون قصه نویسی، روایت گری، حضور روحانیون و اساتید و مبلغین متبحر متخصص و ... پیشنهاداتی ارائه گردید. در این جلسه ی ستادی، همچنین بر لزوم اطلاع رسانی هماهنگ واحدهای دانشگاهی و تشکیل کارگروه فرهنگی، مساعدت های مالی دانشگاهها و نیز وام عتبات دانشجویان و کمک هزینه سفر دانشجویی مطالبی ارائه شد. شایان ذکر است این جلسه مورخ 22 مهر ماه 96 در اتاق شورای معاونت فرهنگی و اجتماعی دانشگاه گیلان برگزار شد.